Service civique : dématérialisation des contrats d’engagement depuis le 26 octobre 2021

Une démarche simple et dématérialisée pour améliorer la qualité de service

S’inscrivant dans le cadre général des travaux de dématérialisation des pièces jointes au contrat, la dématérialisation des contrats d’engagement, mise en place à compter du 26 octobre 2021, vise à simplifier les démarches des organismes d’accueil par la dématérialisation du contrat et sa notification, signés par la structure d’accueil et le jeune volontaire.

Facilitant la gestion et la transmission du contrat d’engagement, cette dématérialisation permet ainsi de :

• proposer une démarche 100% dématérialisée, en simplifiant le parcours usager et en remplaçant les envois au format papier par la numérisation,
• proposer un service qualitatif aux organismes, en simplifiant le circuit existant,
• trouver les solutions de dématérialisation les plus adaptées et de réduire délais et coûts de traitement.

Les changements pour les organismes d’accueil

Avec la mise en place de ce nouveau service dématérialisé, l’extranet ELISA évolue concernant la création, l’édition et la transmission du contrat.

Les organismes d’accueil ont désormais un accès facilité à l’ensemble des pièces du contrat dans l’extranet ELISA.

La réception des contrats est également plus rapide, la traçabilité et le suivi de la réception étant, par ailleurs, réalisés directement dans ELISA.

Enfin, dans l’extranet ELISA :

• la « notification d’engagement » n’existe plus,
• les informations de la « notification » sont reportées dans le « contrat d’engagement »,
• le nouveau document à transmettre est le « contrat d’engagement après signature ».

Les différents circuits de transmission proposés

Les circuits existants étant maintenus, trois circuits de transmission sont désormais proposés :

• circuit de transmission dématérialisée totale : dépôt des pièces justificatives et du contrat signé dans l’extranet ELISA (proposé par défaut à l’écran),
• circuit de transmission dématérialisée partielle (anciennement dématérialisé) : dépôt des pièces justificatives dans l’extranet ELISA et envoi postal du contrat signé,
• circuit de transmission papier : envoi postal des pièces justificatives et du contrat signé.

Un dispositif d’accompagnement au changement piloté par l’ASP

En prévision de l’ouverture du service, les équipes de l’ASP ont organisé des webinaires et des démonstrations pour présenter ce nouveau service aux organismes d’accueil et les accompagner dans sa prise en main. 138 participants y ont assisté.

Des vidéos tutoriels et une foire aux questions (FAQ) sont disponibles depuis la page d'accueil d'ELISA.

La première analyse de l'enquête adressée aux participants suite au webinaire fait état d’un bon taux de satisfaction, avec une note moyenne attribuée de 3,81/5.

>  Pour tout savoir sur le dispositif et accéder à l’extranet ELISA, cliquez ici